Las visitas inspectivas de Indecopi pueden ser inesperadas para muchos empresarios, especialmente cuando involucran un problema de marcas. Sin embargo, mantener la calma y actuar adecuadamente es esencial para garantizar el cumplimiento normativo y proteger los derechos de tu empresa. Aquí te presentamos una guía con pasos clave para manejar estas situaciones de manera profesional y eficiente.
1. Permitir el ingreso de la autoridad
Indecopi tiene facultades legales para realizar visitas inspectivas, y como empresa, debes permitir su ingreso. Negar la entrada puede interpretarse como obstrucción de la justicia y resultar en sanciones severas. Antes de permitir el acceso, verifica la identificación de los inspectores y los documentos que justifiquen la inspección.
Ejemplo: Si Indecopi llega para investigar una denuncia sobre una marca, asegura que sean atendidos por un representante legal o administrativo de la empresa.
2. Dar solo información de la resolución
Indecopi no puede solicitar información adicional sobre productos o servicios que no estén especificados en la resolución presentada al momento de la inspección. Por ello, es fundamental limitar la información proporcionada a lo estrictamente mencionado en dicho documento.
Antes de entregar cualquier documentación, revisa cuidadosamente la resolución para identificar los productos, servicios o aspectos que estén siendo investigados.
Si los inspectores solicitan información no contemplada en la resolución, puedes manifestar tu reserva y dejar constancia de ello en el acta.
Recuerda que la empresa tiene derecho a proteger su información confidencial y sólo debe compartir lo relacionado con el objeto de la inspección.
Ejemplo práctico: Si la resolución menciona una investigación sobre la marca en la clase 18 (productos de cuero y similares), no estás obligado a entregar información sobre productos de otras categorías, como ropa o calzado.
Tip adicional: Mantén todos los documentos relevantes organizados y accesibles para agilizar el proceso, pero asegúrate de que los inspectores no tengan acceso a información que exceda el alcance de la investigación.
3. Revisar detenidamente el acta de inspección
Los inspectores deben entregar un acta donde se detallen los motivos, el alcance de la inspección y las medidas a tomar. Este documento es fundamental para entender el marco de la visita.
Lee el acta detenidamente antes de firmarla.
Verifica que incluya los datos correctos, como los de la empresa, los productos o servicios objeto de investigación y las acciones previstas.
Tip práctico: Si detectas inconsistencias o errores en el acta, incluye observaciones antes de firmarla. Por ejemplo, “El acta no especifica claramente los productos objeto de la investigación”.
4. Facilitar sólo la información solicitada
Proporciona exclusivamente la información que te sea requerida en el marco de la inspección. Si la investigación está relacionada con una marca en particular, limita la documentación a esa marca.
Ejemplo: Si la denuncia involucra una marca registrada en la clase 25 (ropa y accesorios), entrega documentos que respalden la titularidad y el uso comercial de esa marca.
5. Controlar la ejecución de medidas cautelares
Si la inspección incluye medidas cautelares, como el retiro de productos, verifica que estas se limiten a los bienes vinculados a la marca denunciada.
Solicita que los inspectores especifiquen claramente los productos que serán retirados.
Si consideras que se están llevando bienes no relacionados, deja constancia en el acta.
Tip práctico: Documenta el proceso mediante fotos o videos para evitar malentendidos o controversias futuras.
6. Buscar asesoría legal inmediata
Un abogado especializado en propiedad intelectual puede ayudarte a interpretar el acta, identificar posibles irregularidades y preparar una estrategia de defensa.
Ejemplo real: Una empresa que enfrentaba una denuncia por diseños similares a una marca registrada demostró, con ayuda legal, que los productos estaban protegidos por una licencia válida, evitando sanciones mayores.
7. Capacitar al personal clave
Prepara a tu equipo para actuar adecuadamente durante una visita inspectiva. Esto incluye saber a quién contactar, cómo manejar la documentación y cómo interactuar con los inspectores.
Tip práctico: Realiza simulacros internos para que tu personal practique cómo responder ante una inspección de Indecopi.
Conclusión
Las visitas inspectivas de Indecopi no tienen que convertirse en un problema si las manejas correctamente. Permitir el ingreso, revisar cuidadosamente el acta, facilitar la información necesaria y contar con asesoría legal te ayudarán a proteger tu empresa. Actúa con transparencia, cumple con la normativa y documenta cada paso del proceso para enfrentar cualquier situación con éxito.
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Autor: Jonathan García, LL.M., Socio
